A transição para o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) exige que empresas revisem seus controles fiscais e organizem documentos que comprovem as informações prestadas ao Fisco. Nesse processo, a auditoria deve verificar se os dados utilizados na emissão de documentos fiscais, na classificação das operações e na apuração dos tributos correspondem às operações efetivamente realizadas.
A preparação ganha importância com a implementação gradual da Reforma Tributária. Em 2026, os contribuintes já precisam adaptar documentos fiscais e sistemas às novas especificações. Em 2027, começa a cobrança da CBS e o período de testes do IBS, conforme o cronograma de transição.
A legislação também estabelece que o emitente é responsável pela veracidade e exatidão das informações contidas nos documentos fiscais e deve manter os documentos que deram origem a esses registros.
1. Documentos fiscais e comprovantes das operações
O primeiro grupo de evidências envolve notas fiscais de entrada e saída, documentos de transporte, notas de serviços, devoluções, cancelamentos e demais registros relacionados às operações da empresa.
A auditoria deve comparar os documentos emitidos e recebidos com os registros contábeis e fiscais, verificando se as informações correspondem às mercadorias e aos serviços efetivamente negociados.
Também é importante conferir:
- Descrição dos produtos e serviços;
- Classificação tributária e códigos utilizados;
- Valores das operações e bases de cálculo;
- Destaque e identificação do IBS e da CBS, conforme as regras aplicáveis;
- Registros de cancelamentos, devoluções e documentos substituídos.
A conferência ajuda a identificar documentos emitidos com informações incorretas ou divergências entre o que foi registrado e o que ocorreu na operação.
2. Contratos, pedidos e cadastros de fornecedores e clientes
Outro ponto é verificar se os documentos fiscais estão respaldados por registros comerciais e contratuais.
A auditoria pode solicitar contratos de compra e venda, prestação de serviços, locação, pedidos de compra, ordens de serviço, comprovantes de entrega e documentos que demonstrem a execução das operações.
Os cadastros de clientes e fornecedores também precisam ser revisados. Informações como CNPJ, endereço, atividade econômica e dados fiscais devem estar atualizadas e coerentes com as operações realizadas.
Essas evidências permitem confrontar a documentação fiscal com a relação comercial e verificar se a classificação tributária utilizada corresponde à natureza do fornecimento.
3. Memórias de cálculo e documentação dos créditos
A revisão também deve alcançar os critérios utilizados para calcular o IBS e a CBS e identificar os créditos apropriados pela empresa.
Nesse ponto, a auditoria pode solicitar:
- Memórias de cálculo dos tributos;
- Documentos fiscais que fundamentam os créditos;
- Registros de pagamentos e recolhimentos;
- Controles de devoluções, ajustes e estornos;
- Critérios utilizados para identificar operações que permitem apropriação de créditos;
- Conciliações entre documentos fiscais e registros contábeis.
A análise deve verificar se os créditos registrados possuem documentação de suporte e se os valores correspondem às operações e às regras aplicáveis.
A conferência também precisa considerar as mudanças na apuração dos novos tributos. A apuração assistida, por exemplo, utilizará informações de documentos fiscais e outros dados disponíveis para apresentar valores ao contribuinte, que deverá conferir eventuais divergências e realizar os ajustes necessários.
4. Parametrizações dos sistemas e histórico de alterações
A adequação dos sistemas de gestão empresarial (ERP) e dos emissores fiscais é outra frente de trabalho.
A auditoria deve solicitar evidências de testes realizados, atualizações de leiautes, tabelas de classificação tributária, regras de cálculo e registros de alterações nas parametrizações.
Também é importante verificar quem autorizou as mudanças, quando foram implementadas e quais operações foram afetadas.
A documentação técnica dos documentos fiscais eletrônicos vem sendo atualizada para incorporar as informações de IBS e CBS. Por isso, as empresas precisam manter registros das versões utilizadas e dos testes realizados para demonstrar que seus sistemas acompanham as exigências aplicáveis.
5. Conciliações e tratamento de divergências
A auditoria deve verificar se a empresa possui procedimentos para identificar e corrigir diferenças entre documentos fiscais, registros contábeis, pagamentos e informações utilizadas na apuração.
Entre as evidências que podem ser solicitadas estão relatórios de conciliação, planilhas de divergências, registros de correções, comunicações recebidas das administrações tributárias e comprovantes de regularização.
A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS regulamentaram, em agosto de 2026, o Programa Nacional de Conformidade Tributária (PNCT), voltado a apoiar a adaptação dos contribuintes às novas obrigações. O programa prevê monitoramento e comunicação de inconsistências, com possibilidade de correção e autorregularização.
Para permanecer no programa, os contribuintes devem demonstrar evolução na emissão correta dos documentos fiscais, atender às comunicações recebidas e corrigir as inconsistências apontadas dentro do prazo previsto.
Auditoria deve acompanhar a transição
A revisão das evidências não deve ficar restrita à conferência das notas fiscais. Contratos, cadastros, memórias de cálculo, comprovantes, parametrizações e conciliações também ajudam a demonstrar como a empresa chegou às informações utilizadas na apuração dos novos tributos.
Com a transição em andamento, a organização desses registros permite identificar falhas, corrigir inconsistências e acompanhar as mudanças nos procedimentos fiscais antes da implementação integral do novo sistema tributário.
Fonte: Portal Contábeis.
