A Mares Terminal Portuário é uma empresa fictícia utilizada no estudo de caso. Este artigo é uma adaptação do Trabalho de Aplicação de Conhecimento desenvolvido pela autora em 2021 na Universidade Presbiteriana Mackenzie.
Este trabalho apresenta um estudo da área de Contas a Receber da Mares Terminal Portuário e propõe a implementação da cobrança de encargos por atraso.
O objetivo desse trabalho é analisar os processos de contas a receber, sugerir melhorias e estruturar a cobrança.
Situação diagnosticada
O problema foi diagnosticado em decorrência de atrasos recorrentes de clientes que não efetuavam o pagamento com o acréscimo de multa e juros como penalidade e informavam que não efetuariam o pagamento destes encargos, pois as empresas concorrentes não realizavam este tipo de cobrança.
Tendo em vista os atrasos nos recebimentos de nossos clientes identificou-se um enfraquecimento do caixa. Algumas obrigações da empresa estavam sendo pagas fora do prazo. O estudo relata o pagamento de juros e multa sobre obrigações da empresa e a obtenção de empréstimos para saldar despesas como impostos e salários.
Método
Os dados deste estudo foram obtidos por meio de entrevistas não estruturadas com os funcionários da área de Contas a Receber e Faturamento que possuem contato direto e indireto com as instruções de trabalho realizadas na área.
Nesta aplicação foi utilizado o método de análise de documentação, controles internos e observação para examinar as possíveis perdas da empresa com os pagamentos em atraso. Foram analisados os recebimentos de clientes fora do prazo e as baixas ocorridas em um período de 4 meses.
Propostas de controle e cobrança
Conforme Brigham e Ehrhardt (2016) a área de Contas a Receber deverá ser um setor estruturado, sendo indispensável que seja realizado um acompanhamento constante para que possa ser possível identificar se as condições contratuais estabelecidas estão sendo seguidas e cumpridas.
Identificação e notificação
Estabelecer em contrato o procedimento de notificação de cobrança de juros e multa referentes aos títulos pagos após a data de vencimento, dentro de um período de até 15 dias após a identificação do recebimento para que o cliente entenda a necessidade de honrar o prazo estabelecido em contrato evitando futuros atrasos. A notificação inicial permitirá ao cliente justificar o atraso, por exemplo, por feriado local sem expediente bancário ou por negociação de isenção que não tenha sido comunicada à área de Contas a Receber.
Cobrança e acompanhamento dos encargos
Após a identificação do pagamento em atraso e a notificação da cobrança de juros moratórios deverá ser emitida uma nota de débito em formato de boleto via sistema SAP. A nota de débito deverá conter o número da nota fiscal paga em atraso, data da emissão, vencimento, valor da nota, data de pagamento, quantidade de dias em atraso, valores de juros, multa e valor total.
Caso o cliente efetue o pagamento dos juros e multa junto com o valor principal da NF, a transação em desenvolvimento de cobrança deverá automaticamente alocar o valor pago para a devida conta de juros e multa não sendo necessária a intervenção do colaborador junto ao cliente. Caso o cliente realize o pagamento apenas do valor da NF, sem os devidos juros e multa, este valor pendente deverá ser atualizado no relatório de juros a cobrar. Em casos de nota fiscal com pagamento parcial, deverão ser calculados juros e multa referente a cada parte paga da NF.
Após a identificação dos encargos devidos, deverá ser feito contato por e-mail com o cliente, relacionando as notas fiscais em que o pagamento ocorreu fora do prazo, juntamente com os valores de juros e multa para análise. Após o reconhecimento da dívida deverá ser enviada uma notificação de cobrança de juros ao cliente. A cobrança de juros deverá ser mantida até que o cliente efetue o pagamento do valor devido, seja concedida isenção ou seja aprovada a baixa por perda.
Planejamento e revisão
O plano de ação previa divulgação interna e externa, treinamento para a utilização do SAP e definição dos responsáveis pela identificação e notificação dos atrasos. Após a emissão da nota de débito, o acompanhamento incluiria a cobrança, a conferência do recebimento e a baixa. O plano previa ainda relatórios gerenciais e reuniões de revisão a cada quinze dias.
Considerações finais
A partir da implantação da rotina proposta no SAP e da reestruturação da área de Contas a Receber e Cobrança, o confronto entre as informações de vencimento e pagamento permitirá verificar divergências nos recebimentos, efetuar as cobranças cabíveis e orientar os clientes sobre os prazos acordados.
Os efeitos sobre as perdas e o fluxo de caixa são resultados esperados da proposta. O trabalho de 2021 não apresenta uma medição posterior à implantação.
Referências
BRIGHAM, E. F.; EHRHARDT, M. C. Administração financeira: teoria e prática. 3. ed. São Paulo: Cengage Learning, 2016.
MARCONDES, Camila Parente. Gestão financeira focada no planejamento e cobrança de encargos da empresa Mares Terminal Portuário. Trabalho de Aplicação de Conhecimento, Universidade Presbiteriana Mackenzie, São Paulo, 2021.
Fonte: Portal Contábeis.
